Palazzo Te - Mantova - Gestione avanzata delle visite e dei servizi per uno dei musei più importanti d’Italia

Il contesto

Palazzo Te, capolavoro rinascimentale progettato da Giulio Romano, è uno dei poli culturali più importanti di Mantova e accoglie ogni anno migliaia di visitatori italiani e internazionali.

Il sistema di visita comprende non solo Palazzo Te, ma anche altre realtà culturali della città come il Museo MACA e il Tempio Leon Battista Alberti, oltre a iniziative dedicate come la Supercard Cultura, che consente accessi multipli ai principali musei del territorio.

Contattaci

La gestione delle visite richiede quindi un sistema capace di coordinare numerosi elementi contemporaneamente:

✔ calendario di visita con fasce orarie programmate
✔ biglietti con tipologie e riduzioni differenti
✔ visite guidate in più lingue
✔ gestione di scuole, gruppi e tour operator
✔ integrazione con card culturali e accessi multipli
✔ vendita di merchandising e servizi aggiuntivi

Un ecosistema complesso che coinvolge pubblico individuale, scuole, gruppi organizzati e partner culturali.

Cosa abbiamo realizzato

Per Palazzo Te abbiamo progettato una gestione digitale delle visite capace di coordinare tutte le modalità di accesso al museo e ai servizi collegati, mantenendo un’esperienza semplice per il pubblico e uno strumento operativo efficace per lo staff.

Il sistema permette oggi di gestire:

✔ calendario completo delle visite, con fasce orarie e disponibilità in tempo reale
✔ visite guidate in più lingue (italiano, inglese e altre lingue su richiesta)
✔ tipologie di biglietto e riduzioni personalizzate
✔ regole tra biglietti e omaggi, ad esempio omaggi subordinati all’acquisto di un biglietto intero

Sono state inoltre sviluppate procedure dedicate per categorie specifiche di visitatori.

Prenotazioni scuole

Le scuole possono accedere a un processo di prenotazione dedicato, con:

✔ registrazione specifica per istituti scolastici
✔ selezione delle visite guidate dedicate
✔ gestione della fatturazione e modulistica fiscale
✔ gestione automatica degli omaggi per docenti e accompagnatori

Questo consente agli istituti di organizzare la visita in autonomia e allo staff del museo di ridurre le operazioni manuali.

Gruppi, PR e tour operator

Sono state implementate modalità di prenotazione dedicate anche per:

✔ gruppi organizzati
✔ agenzie e tour operator
✔ operatori culturali e PR

con logiche di prenotazione e gestione personalizzate.

Integrazione con Supercard Cultura

Uno degli elementi più interessanti del progetto è l’integrazione con la Supercard Cultura, la card che consente l’accesso per 12 mesi ai principali musei del territorio.

Il sistema consente di:

✔ acquistare la card online
✔ associare automaticamente i diritti di accesso
✔ utilizzare direttamente la card al controllo accessi
✔ emettere il titolo di ingresso al momento della visita

Un processo che semplifica l’esperienza per il visitatore e velocizza il lavoro del personale.

Servizi aggiuntivi e merchandising

La gestione delle visite è integrata anche con altri servizi del museo.

Tra questi:

✔ vendita di audioguide e visite guidate
✔ gestione delle attività educative
✔ vendita online di merchandising ufficiale del museo

Tutto all’interno dello stesso sistema di acquisto.

Controllo accessi e gestione degli ingressi

Palazzo Te presenta inoltre una configurazione logistica articolata, con più punti di accesso al complesso museale.

Il sistema consente di gestire:

✔ controllo accessi digitale
✔ monitoraggio degli ingressi
✔ gestione di più varchi di accesso (multi-venue)
✔ emissione del biglietto direttamente al momento dell’ingresso quando necessario

Garantendo flussi ordinati anche nei momenti di maggiore affluenza.

I risultati

La gestione digitale delle visite ha permesso a Palazzo Te di:

✔ coordinare in modo efficiente visite individuali, scuole e gruppi
✔ semplificare il lavoro dello staff operativo
✔ offrire ai visitatori un sistema di prenotazione chiaro e flessibile
✔ integrare card culturali, visite guidate e servizi aggiuntivi
✔ ottenere dati chiari su prenotazioni, accessi e flussi di pubblico

In un contesto culturale complesso e articolato, il sistema ha contribuito a rendere l’organizzazione delle visite più fluida, scalabile e orientata al pubblico.

Un modello replicabile

Il progetto Palazzo Te dimostra come una gestione digitale delle visite possa adattarsi perfettamente a contesti culturali articolati.

Un approccio replicabile per:

✔ musei e fondazioni culturali
✔ poli museali con più sedi o spazi espositivi
✔ mostre con visite programmate
✔ circuiti museali con card e accessi multipli